在商業環境中，寫出一封專業的英文Email至關重要。 這不僅能提升您與客戶的關係，還能幫助您吸引新業務，並將公司推向全球市場。 本文將為您介紹五個秘訣，幫助您從Email的開頭到結尾，清晰且專業地表達自己的意圖，讓您的Email更具影響力和吸引力。
Tip 1: 快速且清楚地進入主題
在商用英文郵件中，收件人最渴望立即了解您寫信的目的。 您應該在前兩句話就清楚地表達這一點，以便讓對方節省時間並迅速抓住重點。 這不僅顯得專業，也能讓您的郵件更具吸引力。 直接且簡潔的表達方式往往能有效促進交流，增強客戶關係。
好例子
例如，您可以這樣寫：「親愛的瓊斯小姐：我寫這封信是想告知您我們的配送時程。」這樣的開頭直接明確，讓收件人能立即理解郵件內容。
壞例子
對比之下，若您寫道：「嗨，一切如何？ 我們希望你過得一切順利。 零件升級報告將要截止，如果有任何問題歡迎隨時聯繫我。」這樣的開頭過於含糊，缺乏清楚的主題，讓人難以理解主要目的。
在這個不佳例子中，開場白雖然友善，但卻耗費了太多時間在寒暄上，而沒有有效地傳達郵件的核心目的。 這樣的開頭會讓對方感到困惑，可能削弱您希望達成的溝通效果。 因此，您應該避免過度的開場白，並迅速進入主題，這樣能更好地體現您的專業態度。
提示 2： 確認對方的姓名和稱謂
在撰寫商用電子郵件時，正確的稱謂和姓名是非常重要的。 稱謂是信件中最先引入眼簾的部分，若稱呼不當，會讓您的專業形象受到影響。 為了避免這種情況，您可以隨時向他人詢問或查詢對方的姓氏、名字及性別。 進一步了解如何撰寫專業的電子郵件，您可以參考這個文憑試寫作攻略！情景描寫與物象聯想技巧全解析。
壞例子
舉例來說，如果您寫道「Dear Mr Howson Miriam」，這樣的稱呼明顯是不正確的。 「Miriam」是女性名字，卻用「Mr」來稱呼，顯得既不專業又不尊重。
Q&A： 正式與友好之間的平衡
與對方建立關係的初期，您應該保持正式的稱謂，像是「Ms」或「Mr」，以示尊重。 然而，隨著關係的發展，您可以轉向使用更朋友式的稱呼，這有助於親近感的建立。 不要忘了，保持專業同時也可以展現友好的一面，使溝通更加順暢。
提示 3：檢查電子郵件中的語法和語音
在寫商用英文電子郵件時，文法和拼音的正確性至關重要。 錯誤的語言會讓你顯得不專業，因此，在發送之前，務必要仔細檢查你的內容。 確保主詞和動詞一致，名詞的複數形式正確，以及標點符號的使用得當，可以幫助提升你的專業形象。
壞例子
例如：「尊敬的 Wright 女士，感謝您的電子郵件，我寫信詢問 15 個組成部分是否安全到達。請檢查。Our company always attentiun to detlail.“ 在這段文字中，有多達九個文法和拼音的錯誤，讓讀者感到困惑，影響信件的專業度。
校對的重要性
校對不僅是消除錯誤，更是提升你與客戶關係的關鍵步驟。 在商務通信中，清晰和專業的形象能夠增強客戶信任感，並促進良好的合作機會。
校對的過程有助於你發現潛在的錯誤和不當用語，這對於維護職業形象至關重要。 特別是在與外國客戶或合作夥伴溝通時，正確的語言使用能夠避免誤解。 例如，一封簡潔且無錯誤的郵件不僅能讓人感受到你的專業，還能讓收件人對你的公司形象提升認同度。 因此，不可忽視每一次的檢查與校對，這是你建立良好商業關係的重要基石。
Tip 4: 增加對方回覆的機會
在商用電子郵件中，適當的結尾能夠有效引導收件人回覆。 您可以在郵件結尾增加一個友善的請求，讓對方感受到您的期待與重視，這樣能提高他們回應的可能性。 若想了解更多關於撰寫專業英文郵件的建議，您可以參考比腦力激盪更高效！焦點物聯想法助你激發創意。
好例子
例如，您可以寫道：「我期待您的確認，並祝您有個愉快的周末。」這不僅明確表達了您的期待，還帶有友好的祝福，讓收件人感到舒適。
有目的的結束
透過目的明確的結尾來促進對方的回覆，可以提高您與收件人之間的互動機會。 在結尾時，請記得簡潔明了地重申您的需求或問題，並以友善的語氣來引導對方。 例如，「期待您的回覆，謝謝！」這會使得收件人在讀信的時候，自然而然地感受到您對回覆的期待。
提示 5： Sign Off和名檔分開
在商用英文郵件中，將信件的結尾語（sign off）和簽名檔分開書寫，可以讓整封郵件看起來更為專業與清晰。 這樣不僅有助於保持數據的整潔，還能讓讀者一目瞭然地看到您的結尾。 他們可清楚了解信件的結尾並獲得您的聯絡資訊。 若想了解更多關於英文書信寫法的細節，請參考從Email到正式信件！20個商業英文句型幫你輕鬆應對。
好例子
一封專業的郵件結尾範例如下：「我們期待收到您的發票，並祝您有個愉快的週末。 Best wishes, Taylor」「這樣的結尾語清晰地表達了對方需要回覆的期待，並且用友善的方式結束郵件，讓人感覺親切。
簽署和簽名的最佳實踐
在寫作商用英文郵件時，您應該將結尾語和簽名分開，這樣您不僅能使信件的結尾更具專業感，還能避免混淆。 以不同的字體或顏色來區分櫥窗與簽名檔是一個不錯的選擇。 此外，選擇合適的結尾語也至關重要。 對於不熟悉的人士，可以使用「Kind regards」或「Best regards」，而在感謝別人的信件中，可以選擇「Many thanks」或「Thanks a million」，讓您的寫作更加得體。
從開頭到結尾，寫出專業英文Email的5個秘訣
總結以上，你只需遵循五個秘訣即可寫出專業的商用英文Email：快速明確進入主題、確認對方的姓名和稱謂、檢查文法和拼音、增加對方回覆的機會，以及妥善分開結尾語和簽名檔。 這些原則將幫助你與客戶建立良好的關係，展現出你對細節的重視，並提升你在商業交流中的專業形象。
